Cosa fare quando si riceve una mail fastidiosa

A volte un’e-mail critica, ostile o semplicemente scortese, può rovinare la giornata. Ecco come tenere sotto controllo le emozioni e rispondere in modo razionale e professionale. Innanzitutto, prendetevi il tempo necessario. Non è necessario rispondere immediatamente. Concedetevi una pausa per analizzare il messaggio, calmarvi e pensare con chiarezza prima di elaborare la vostra risposta. Poi, prima di dire qualsiasi altra cosa, ringraziate il mittente per aver trovato il tempo di comunicarvi il suo messaggio. Anche se ha usato un tono negativo, assicuratevi che il vostro sia positivo. Spiegate il vostro punto di vista senza biasimare o fare lo spaccone. Tenete presente che questo è solo l’inizio della conversazione. Potrebbero esserci fatti di cui la vostra controparte non era a conoscenza. Potete usare la mail come un’opportunità per condividere il vostro punto di vista. Successivamente, chiarite il nocciolo della questione. Comunicate dove si è verificata la disconnessione tra voi e il mittente e fate domande di approfondimento per capire meglio cosa deve essere risolto. Infine, concentratevi sulle soluzioni. Una volta compreso il problema, rivolgete la vostra attenzione – e quella del vostro lettore – sul futuro, dove può avvenire un cambiamento positivo [dall’articolo “How to Respond to an Upsetting Email” di Elizabeth Danziger – Harvard Business Review]